Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

16:46 20/12/18

Xin hướng dẫn giùm tôi trình tự từng bước và hồ sơ và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế (gửi giùm file đính kèm). Trân trọng cảm ơn.

 

Chào chị,
PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP đã nhận được đề nghị hỗ trợ của chị, nên Ban hỗ trợ cung cấp cho mình những thông tin cơ bản về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Thứ nhất, đối với trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đối tượng được đăng ký sử dụng:

Theo khoản 1, khoản 3, khoản 4 Điều 12 Nghị định 119, những đối tượng sau phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Truy cập vào Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ http://www.gdt.gov.vn/wps/portal và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Thời hạn giải quyết: trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Thứ hai, đối với trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đối tượng được đăng ký sử dụng:

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều này và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn:

- Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;

Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Thời hạn giải quyết: trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

- Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Ngoài vấn đề hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP cung cấp thêm cho chị một số vấn đề sau đây:

Về việc khởi tạo hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

- Có chữ ký điện tử theo quy định.

- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Hình thức gửi, lưu file và định dạng hóa đơn điện tử

Về các hình thức gửi hóa đơn điện tử như sau:

- Gửi trực tiếp:

Người bán hàng hóa thực hiện truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:

Người bán hàng truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Về cách lưu file và định dạng hóa đơn điện tử:

Hiện nay, vẫn chưa có Thông tư cụ thể hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc quy định chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lưu giữ hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, PDF hoặc các định dạng khác.

Về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử

Chị vui lòng xem chi tiết tại đây.

Về chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

Nguyên tắc chuyển đổi:

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Hóa đơn này chỉ được chuyển đổi một lần.

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi:

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

24
Đặt câu hỏi