Chi phí công tác có nằm trong thù lao cho thành viên của HĐQT?

09:19 08/03/19

Thành viên Hội đồng quản trị có quyền được thanh toán các chi phí ăn, ở, đi lại và chi phí hợp lý khác mà họ chi trả khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Vậy các khoản chi trên nằm trong hay ngoài tổng mức thù lao đã được đại hội cổ đông phê duyệt?

(Nguồn Internet)

Chào anh,

PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP đã nhận được nội dung đề nghị hỗ trợ của anh, Ban Hỗ trợ có ý kiến trao đổi như sau:

Thứ nhất, đối với vấn đề: "Thành viên Hội đồng quản trị có quyền được thanh toán các chi phí ăn, ở, đi lại và chi phí hợp lý khác mà họ chi trả khi thực hiện nhiệm vụ được giao"?

Căn cứ theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 158 của Luật Doanh nghiệp 2014 thì:

"Điều 158. Thù lao, tiền lương và lợi ích khác của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng Giám đốc
...
2. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì thù lao, tiền lương và quyền lợi khác của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc được trả theo quy định sau đây:
...
b) Thành viên Hội đồng quản trị có quyền được thanh toán các chi phí ăn, ở, đi lại và chi phí hợp lý khác mà họ chi trả khi thực hiện nhiệm vụ được giao;"


Như vậy, thành viên của HĐQT được quyền thanh toán các chi phí ăn, ở, đi lại và chi phí hợp lý khác mà họ chi trả khi thực hiện nhiệm vụ được giao, mà nhiệm vụ này là nhiệm vụ của một thành viên HĐQT.

Anh có thể tham khảo thêm cách quy định tiền thù lao cho thành viên HĐQT trong công ty đại chúng tại Khoản 4 Điều 28 tại Điều lệ mẫu của Thông tư 95/2017/TT-BTC.

Thứ hai, đối với vấn đề: "Các khoản chi trên nằm trong hay ngoài tổng mức thù lao đã được đại hội cổ đông phê duyệt?"

Từ quy định tại Khoản 2 Điều 158 của Luật Doanh nghiệp 2014 thì các khoản chi kể trên có nằm trong hay ngoài tổng mức thù lao tiên quyết là nó phụ thuộc việc Điều lệ công ty, hoặc nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông phê duyệt về mức thù lao của HĐQT, hoặc các văn bản của Hội đồng quản trị quy định chi tiết về phân chia thù lao cho các thành viên có quy định: chúng có bao gồm trong thù lao hay không?

Nếu 01 trong các văn bản nêu trên có quy định các khoản chi phí ăn, ở, đi lại và chi phí hợp lý khác đã nằm trong khoản thù lao trả cho thành viên HĐQT thì lúc này, được hiểu thù lao đã khoán cho thành viên HĐQT, thành viên này tự cân đối các khoản chi khi thực hiện nhiệm vụ được giao.

Ngược lại, nếu không có văn bản nào quy định cụ thể như vậy thì: công ty có nghĩa vụ thanh toán lại các chi phí ăn, ở, đi lại và chi phí hợp lý khác cho thành viên HĐQT khi thực hiện nhiệm vụ. Việc thanh toán này có thể thực hiện theo 02 hình thức sau để đảm bảo tính chặt chẽ về mặt kế toán, cụ thể:

Thứ nhất: khi thành viên thanh toán các chi phí thì yêu cầu xuất hóa đơn, chứng từ sử dụng dịch vụ trên danh nghĩa của công ty, công ty sẽ tính các chi phí này như chi phí hợp lý được trừ trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Thứ hai: nếu không thể xuất các hóa đơn, chứng từ trên danh nghĩa của công ty thì người này cần giữ lại các hóa đơn, chứng từ sử dụng dịch vụ khi thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời, HĐQT phải có các văn bản có nội dung yêu cầu công việc trong từng lần giao nhiệm với thành viên HĐQT. Các văn bản này phải quy định chi tiết về các vấn đề như: giao làm nhiệm vụ gì, đi bằng gì, trong bao nhiêu ngày, chi phí chi trả thực hiện nhiệm vụ được giao với mức tối đa bao nhiêu ....

Đây chính là cơ sở để kế toán thanh toán tiền lại cho người này và kê khai chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp.

Tóm lại, bên anh cần rà soát lại điều lệ công ty, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và văn bản của HĐQT có quy định cụ thể về các vấn đề nêu trên hay không? Rồi từ đó, anh xem xét thực hiện theo các hướng dẫn như trên.

Cảm ơn anh đã sử dụng dịch vụ của PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP.

Chúc anh sức khỏe và thành công.

509
Đặt câu hỏi