Xác định chi phí hợp lý để khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp

Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC đã quy định rõ: Trừ các khoản chi mà pháp luật có quy định là không được trừ, thì doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ ba điều kiện sau đây:

Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Điều kiện này xác định rõ chi phí được trừ ở đây phải là những chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp và chi phí này phải có liên quan trực tiếp đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Do đó, nếu thực tế có phát sinh chi phí nhưng không liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp thì cơ quan thuế cũng không chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Điều kiện 2: Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật

Điều kiện này xác định rõ chỉ những khoản chi có hóa đơn, chứng từ hợp pháp thì mới được khấu trừ thuế. Tùy theo các hoạt động phát sinh chi phí tại doanh nghiệp, mà các khoản chi phí đó có thể được xác định bằng hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… hoặc là những chứng từ theo quy định của pháp luật thì cơ quan thuế vẫn chấp thuận (tức là không phải trường hợp nào cũng phải có hóa đơn). Ví dụ, xác định chi phí tiền lương được trừ: Trong trường hợp này không cần phải có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng mà chỉ cần có các chứng từ hợp pháp như bảng lương kèm theo Ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, hợp đồng lao động,…

Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ ở đây có thể được hiểu một cách đơn giản là hóa đơn, chứng từ tuân theo các quy định của pháp luật. Cụ thể việc xác định tính hợp pháp của hóa đơn, hóa đơn phải do Bộ Tài chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh; hoặc hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn. Các hoá đơn không hợp pháp là các hoá đơn giả, hoá đơn tự tạo của doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành,…

Điều kiện 3: Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Điều kiện này xác định rõ nếu một khoản chi phí mà có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải thanh toán không bằng tiền mặt. Như vậy, nếu có hóa đơn mà nhỏ hơn 20 triệu thì vẫn được thanh toán bằng tiền mặt và cơ quan thuế vẫn chấp thuận.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt ở đây gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác được quy định tại khoản 10 Điều 1 của Thông tư 26/2015/TT-BTC.

Lưu ý: Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt.

Căn cứ pháp lý:

- Thông tư 219/2013/TT-BTC.

- Thông tư 78/2014/TT-BTC.

- Thông tư 119/2014/TT-BTC.

- Thông tư 39/2014/TT-BTC.

- Thông tư 96/2015/TT-BTC.

- Thông tư 26/2015/TT-BTC.

- Thông tư 173/2016/TT-BTC.