Hướng dẫn đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký hóa đơn điện tử

Bước 1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP; theo quy định sau:

- Đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn (theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP): thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

-Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

- Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Xem thêm bài viết: Khi lập hóa đơn điện tử cần phải có những nội dung gì?

Bước 2. Tổng Cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký hóa đơn điện tử

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

- Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; hoặc

- Trực tiếp thông qua thư điện tử (email) đối với trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 3. Cơ quan Thuế gửi thông báo điện tử về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử đến tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì được cơ quan thuế ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thì trong thời gian 05 ngày làm việc (kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo) tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối. Thời gian thực hiện trong 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức.

- Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu HĐĐT theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.

- Trường hợp sau 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo mà doanh nghiệp, tổ chức không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối hoặc kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu không thành công, doanh nghiệp, tổ chức thay đổi đăng ký sử dụng HĐĐT và thực hiện chuyển dữ liệu qua Tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu HĐĐT với cơ quan thuế.

Bước 4. Xử lý hóa đơn cũ

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Xem thêm bài viết: Hướng dẫn xử lý hóa đơn cũ khi chuyển đổi hóa đơn điện tử

Bước 5. Thay đổi nội dung thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (nếu có)

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này.

Lưu ý:

- Định kỳ hàng tháng, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ rà soát các đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ và gửi thông báo cho các đối tượng để thông báo về việc chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT và thực hiện thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

- Đối với các trường hợp áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế, định kỳ cơ quan thuế quản lý trực tiếp tiến hành rà soát để thông báo, nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo hướng dẫn nêu trên.

Trên đây là quy định về Hướng dẫn đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký hóa đơn điện tử Nếu còn thắc mắc khác, độc giả vui lòng để lại câu hỏi tại đây.

Căn cứ pháp lý

- Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP