13 công việc Lao động – Tiền lương mà doanh nghiệp cần thực hiện khi mới thành lập

I. Công việc cần thực hiện trong thời hạn ba mươi (30) ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động:

1. Khai trình sử dụng lao động lần đầu

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (nếu doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Số lượng người lao động khai trình không bao gồm những người đang thử việc.

Xem chi tiết tại công việc: Khai trình sử dụng lao động lần đầu khi bắt đầu hoạt động

2. Thông báo về số lao động làm việc tại doanh nghiệp mới thành lập

Theo Điều 16 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị về Trung tâm dịch vụ việc làm nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Xem chi tiết tại công việc: Thông báo về số lao động làm việc tại doanh nghiệp mới thành lập

3. Lập Sổ quản lý lao động

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào Sổ quản lý lao động.

Xem chi tiết tại công việc: Lập Sổ quản lý lao động

II. Công việc doanh nghiệp mới hoạt động phải thực hiện:

1. Xây dựng thang lương, bảng lương

Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Xem chi tiết tại công việc: Xây dựng và thông báo Thang lương, Bảng lương

2. Xây dựng và thông báo Thỏa ước lao động của doanh nghiệp (Nếu có)

Thỏa ước lao động tập thể là thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng tập thể và được các bên ký kết bằng văn bản. Thỏa ước lao động tập thể bao gồm thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể ngành, thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp và các thỏa ước lao động tập thể khác.

Xem chi tiết tại công việc: Xây dựng và thông báo Thỏa ước lao động của doanh nghiệp

3. Xây dựng Nội quy lao động bằng văn bản

Doanh nghiệp phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành Nội quy lao động thì doanh nghiệp phải nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký Nội quy lao động với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (sau đây gọi tắt là Sở LĐTBXH) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Xem chi tiết tại công việc: Xây dựng và đăng ký Nội quy lao động

4. Thành lập công đoàn cơ sở (Nếu có)

Khi có ý nguyện thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Công đoàn); thì trước tiên, những người lao động sẽ phải tổ chức Ban vận động thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Ban vận động) và nên liên hệ Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nơi gần nhất hướng dẫn, giúp đỡ, hỗ trợ việc thành lập Công đoàn.

Xem chi tiết tại công việc: Thành lập công đoàn

5. Khai báo sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động (Nếu có)

Doanh nghiệp phải lựa chọn tổ chức hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động để kiểm định lần đầu trước khi đưa vào sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động - đối chiếu tại Danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động ban hành kèm theo Thông tư 36/2019/TT-BLĐTBXH.

Xem chi tiết tại công việc: Khai báo sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động

III. Công việc khi doanh nghiệp mới hoạt động bắt đầu sử dụng lao động:

1. Giao kết hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật Lao động 2019.

Xem chi tiết tại công việc: Giao kết hợp đồng lao động

2. Đăng ký cấp mã số thuế thu nhập cá nhân (Nếu chưa có)

Doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi trả thu nhập cho cá nhân nếu thu nhập đến mức phải nộp thuế. Cá nhân đã có mã số thuế thì cung cấp cho doanh nghiệp, nếu chưa có thì cá nhân có thể tự đi đăng ký cấp mã số thuế và cung cấp cho doanh nghiệp hoặc ủy quyền cho doanh nghiệp đăng ký thay.

Xem chi tiết tại công việc: Đăng ký cấp mã số thuế thu nhập cá nhân

3. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu

Người làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn và HĐLĐ xác định thời hạn, kể cả người dưới 15 tuổi là đối tượng bắt buộc tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Với BHYT thì hợp đồng xác định thời hạn phải từ đủ 03 tháng trở lên.

Doanh nghiệp sử dụng người lao động là đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN có trách nhiệm phải đăng ký tham gia các loại bảo hiểm cho người lao động khi ký kết hợp đồng lao động.

Xem chi tiết tại công việc: Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu

4. Trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng

Sau khi đăng ký tham gia các loại bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động thì doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN để đóng hàng tháng cho Cơ quan bảo hiểm.

Xem chi tiết tại công việc: Trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN

5. Trích nộp kinh phí công đoàn hàng tháng

Hàng tháng, khi doanh nghiệp đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động thì đồng thời cũng phải đóng kinh phí Công đoàn. Đây là nghĩa vụ của doanh nghiệp, không phân biệt là doanh nghiệp đã có hay chưa có tổ chức Công đoàn.

Xem chi tiết tại công việc: Trích nộp kinh phí công đoàn